8 dingen waar je aan moet denken met het aanvragen van een mailadres als bedrijf

Als bedrijf kun je tegenwoordig niet meer zonder een mailadres. Je wil immers makkelijk in contact kunnen komen met zowel klanten als partners. Echter is het raadzaam om niet zomaar een mailadres als bedrijf aan te vragen. Er zijn namelijk enkele dingen waar je aan moet denken voordat je beslissing definitief wordt. In deze blog vertellen we meer over deze zaken zodat een mail aanmaken straks vlekkeloos verloopt.

Het type hosting

In de eerste plaats is het van groot belang om aan het type hosting te denken dat je wil gebruiken voor je mail. Je zal namelijk een server nodig hebben voor het versturen en ontvangen van emails, waardoor het erg belangrijk is om de juiste email hosting uit te zoeken. Lees je daarom goed in bij alle providers van dit soort diensten. Op deze manier kun je een betere keuze maken en ervoor zorgen dat er geen mails ooit verloren zullen gaan.

De naam van het mailadres

Ten tweede moet je goed bedenken hoe jouw mailadres eruit gaat zien. Bedenk of je bijvoorbeeld een adres wil hebben dat jouw naam bevat, of een naam die lijkt op de naam van je bedrijf. Kijk ook of deze naam nog vrij is en wat je eventueel kan doen als hij al in gebruik is door een ander bedrijf. Meestal is het slim om de term “info” of”contact” te gebruiken als deel van je emailadres, want hierdoor zullen je mails niet zo gemakkelijk in de spambox terecht komen.

Bij wie je het mailadres aanmaakt

Verder is het ook belangrijk om te bedenken bij wie je het mailadres aanmaakt. Er zijn verschillende providers die deze service bieden, zoals Google Mail, Microsoft Outlook of Yahoo. Kijk daarom goed wat de voor-en nadelen zijn van elke provider en welke het beste aansluit bij jouw bedrijf.

Of er veel instellingen zijn

Ook is het verstandig om te kijken naar hoeveel instellingen er precies aangepast kunnen worden bij deze provider. Je wilt immers zeker weten dat je mailadres exact zo is ingesteld als jij wil. Kijk daarom goed naar alle opties die beschikbaar zijn en wat er precies mogelijk is bij deze provider. Denk dan bijvoorbeeld aan instellingen zoals het automatisch labelen van sommige mails en of het mogelijk is om meerdere gebruikers op hetzelfde emailadres te hebben.

Kunnen anderen ook makkelijk toegang krijgen?

Als vijfde punt is het ook handig om te kijken hoe makkelijk anderen toegang kunnen krijgen tot jouw mailadres. Denk hierbij aan collega’s of externe partijen die je wil uitnodigen om mee te werken aan een bepaalde zaak. Let hierbij ook op of je emailadres alleen met een wachtwoord te benaderen is, of dat er bijvoorbeeld twee-factor authenticatie mogelijk is. Dit kan namelijk voor meer veiligheid zorgen.

Of er backups worden aangemaakt

Tevens is het raadzaam om te kijken of er backups worden aangemaakt bij de emailprovider die je kiest. Het kan immers voorkomen dat er per ongeluk mails verloren gaan, maar gelukkig zijn hier ook oplossingen voor. Door er backups van te maken kun je er zeker van zijn dat je nooit meer iets kwijt bent. Let hierbij goed op of dit automatisch gaat of dat je per mail handmatig aan moet klikken of de mail wordt opgeslagen op een cloud server. Hierdoor zul je nooit meer een belangrijke mail onnodig kwijtraken.

De kosten van het aanvraagproces

Ook is het belangrijk om de kosten van het aanvraagproces te overwegen. Hoeveel je precies gaat betalen hangt af van de provider die je kiest en de instellingen die je uiteindelijk gaat gebruiken. Dit kun je meestal al terugvinden in de voorwaarden die er zijn opgesteld bij deze provider. Kijk daarom goed naar welke kosten er aan het mailadres verbonden zijn en of je hier genoeg budget voor hebt. Vaak zijn er ook opties om een jaarabonnement af te sluiten waardoor je korting kan krijgen op de gehele prijs die je betaalt.

Hoe spam behandeld wordt

Tot slot is het ook belangrijk om na te gaan hoe een email provider met spam omgaat. Kijk daarom goed naar de verschillende manieren waarop je ervoor kan zorgen dat minder spam in je mailbox terecht komt. Denk hierbij aan filters, maar ook aan het blokkeren van bepaalde afzenders. Door deze punten goed te overwegen zal je er voor kunnen zorgen dat je mailadres alleen maar nuttige mails ontvangt en je hier minder last van zal hebben.

Als je deze 8 dingen goed hebt doorgenomen, ben je er klaar voor om een emailadres aan te vragen voor je bedrijf. Neem de tijd om alle opties goed te bekijken en vergelijk de verschillende providers met elkaar. Op deze manier maak je zeker de juiste keuze. Wij wensen je alvast veel succes met het aanvraagproces goed afronden.