Hoe schrijf je betere e-mails?

Hoe kunnen organisaties ervoor zorgen dat de communicatie tussen collega’s, met leveranciers en klanten, optimaal verloopt? Door mensen te leren hoe ze goede e-mails schrijven. Misschien 80% van de communicatie vandaag – in bedrijven en extern – is schriftelijke communicatie. CL Web geeft je in dit artikel tips over het schrijven van betere e-mails.

Wat is het probleem? We hebben allemaal leren schrijven op school. Maar wat hebben we op school geleerd? Bijna niemand heeft e-mails leren schrijven, we hebben brieven leren schrijven. En brieven hebben een typische structuur: inleiding, midden, slot. Dat is zeer logisch, maar het probleem is dat in het slot, het besluit, de conclusie, vaak het belangrijkste van de mail verstopt zit.

Verhelderende oefening

Een verhelderende oefening die heel vaak zelfs voor grote groepen werkt is de volgende: nodig mensen uit om een mail tekst gedurende 15 seconden een tekst te lezen, en stel na die 15 seconden de groep een vraag erover.

In die tekst wordt de ontvanger van die mail dan verzocht om over een bepaald onderwerp een vergadering te beleggen. Nu staat daar ook zeer duidelijk in wanneer die vergadering ten laatste plaats moet vinden. Bijna iedereen denkt aan een specifieke datum waarop deze vergadering op z´n laatst mag plaatsvinden. Terwijl in de mail heel duidelijk staat, dat dit deze week nog moet gebeuren.

Je kunt deze oefening bij zalen van 100 of 150 mensen doen, waarbij niemand van het publiek ziet dat de afzender uitdrukkelijk vraagt om ten laatste nog deze week te vergaderen. En eigenlijk is dat hallucinant. En waarmee heeft dat te maken? Met het feit dat de afzender van de boodschap zeer logisch zijn verhaal heeft opgebouwd en de conclusie, het allerbelangrijkste, heeft verstopt.

Belangrijkste bovenaan

De enige manier om aandacht te krijgen voor het belangrijkste is om dat bovenaan in de mail te plaatsen en dat te laten voorafgaan en te laten volgen door witregels, zodat de boodschap heel duidelijk in het oog springt. Het klinkt misschien raar, maar mensen moeten mails leren schrijven zoals copywriters of mensen uit de reclamewereld hun teksten schrijven.

De strategieën die men daar gebruikt, veel witregels, het belangrijkste bovenaan, werken met tussenkopjes, met tussentitels om de aandacht op de kernboodschap te bevestigen. Dat is een strategie die gekopieerd kan worden door mensen die mails schrijven: korte alinea’s, altijd beginnen met het belangrijkste, à la limite ook tussenkopjes om de boodschap duidelijk te maken. Vond je dit artikel nuttig? Neem ook eens een kijkje op de website van CL Web (www.clweb.nl), specialist in het maken van webapplicaties.